Gratis regnskabsprogram til foreninger: hvad kan du reelt få gratis?

Mange kasserere i idrætsforeninger, grundejerforeninger og andre frivillige foreninger leder efter et gratis regnskabsprogram, fordi budgettet er stramt, og opgaven ofte løses ved siden af et fuldtidsjob. Spørgsmålet er, om “gratis” reelt rækker til en forenings behov — eller om det kun gælder de allermindste.

Kort svar

Et helt gratis regnskabsprogram til foreninger findes reelt kun i meget begrænset form: Billys Free-plan koster 0 kr./md., men tillader kun 3 fakturaer og 10 udgiftsbilag om måneden — en grænse, de fleste foreninger med løbende kontingentopkrævning fra flere medlemmer hurtigt overskrider. Har din forening mange medlemmer eller flere afdelinger, har Billy en dedikeret foreningsløsning med automatisk kontingentopkrævning og adgang for flere administratorer, men prisen på den oplyses ikke offentligt — du skal booke en uforpligtende samtale for et konkret tilbud.

• Meget lille forening, få fakturaer: Billy Free er reelt gratis (0 kr., max 3 fakturaer/10 bilag pr. md.)
• Kontingent fra mange medlemmer: Billys foreningsløsning — pris kun ved samtale
• Ingen offentlig prisliste for foreningsløsningen — book en samtale for et tilbud

Hvorfor “gratis” er svært for de fleste foreninger

Kontingentopkrævning tæller typisk som fakturaer i et regnskabsprogram — én pr. medlem, pr. opkrævning. En forening med bare 20-30 medlemmer, der opkræver kontingent én gang om året, rammer allerede loftet på Billys gratis Free-plan (3 fakturaer om måneden), medmindre alle opkrævninger kan nås inden for én enkelt måned. Har foreningen desuden løbende udgifter — baneleje, materialer, forsikringer — lægger det yderligere pres på Free-planens grænse på 10 udgiftsbilag om måneden.

Derfor er det ærlige svar: en meget lille forening — få medlemmer, sjælden fakturering, ingen løbende drift af betydning — kan klare sig på den gratis plan. Alt derover kræver enten en betalt Billy-plan eller den dedikerede foreningsløsning.

Billy Free: den reelt gratis mulighed

Er I en forening med under en håndfuld årlige fakturaer — for eksempel en mindre forening, der kun opkræver kontingent samlet én gang og har få løbende udgifter — kan Billy Free dække behovet uden omkostning. Overskrider I grænserne, skal I opgradere til en betalt plan (fra 160 kr./md. ekskl. moms), som fjerner loftet helt — se de aktuelle priser og planer direkte hos Billy.

Foreningsløsningen: bygget til kontingent og flere afdelinger

Har foreningen mere end en håndfuld medlemmer, flere afdelinger eller lokalgrupper, er en almindelig Free-plan ikke bygget til opgaven. Billy tilbyder en dedikeret løsning målrettet foreninger, som er bygget netop til de udfordringer.

Billy Free vs. Billy til foreninger

Alternativet: et regneark

Nogle mindre foreninger klarer sig i praksis med et regneark til kasseregnskabet — det er teknisk set gratis og kræver ingen konto. Ulempen er, at et regneark ikke automatiserer kontingentopkrævning, ikke gemmer bilag digitalt på en måde, der lever op til opbevaringskravene, og let bliver en fejlkilde, når kassereren skifter fra år til år. Har foreningen økonomisk aktivitet af betydning, er det værd at tjekke de konkrete bogføringskrav — Skat.dk og Virk.dk er de officielle kilder til, hvornår en forening er bogføringspligtig.

Sådan vælger du

1. Tæl jeres årlige fakturaer/opkrævninger og bilag. Ligger I klart under 3 fakturaer og 10 bilag om måneden i gennemsnit, kan Billy Free dække behovet gratis.
2. Har I løbende kontingentopkrævning fra flere medlemmer? Så vil I typisk overskride Free-planens grænser hurtigt — book en samtale om foreningsløsningen i stedet.
3. Har I flere afdelinger eller lokalgrupper? Foreningsløsningens separate administratorkonti pr. afdeling er bygget netop til det — en almindelig Free- eller Basic-plan understøtter det ikke.
4. Er I i tvivl om, hvad det koster jer? Book en uforpligtende samtale hos Billy — det er den eneste måde at få et konkret tilbud på foreningsløsningen.

Skal I sende en enkeltstående faktura eller kvittering for et arrangement, kan I i mellemtiden bruge vores gratis faktura-generator uden at oprette en konto. Er foreningen reelt en enkeltmandsdrevet virksomhed eller et sideprojekt, er vores guide til bedste gratis bogføringsprogram til enkeltmandsvirksomhed muligvis mere relevant. Vil I se, hvordan Billy sammenlignes med Dinero uden for foreningskonteksten, har vi en fuld Dinero vs. Billy-sammenligning.

Er I i tvivl om det store billede for foreningens regnskab, giver vores samlede guide til at vælge det bedste regnskabsprogram et godt udgangspunkt.

Ofte stillede spørgsmål

Er Billy Free reelt helt gratis for en forening?

Ja, der er ingen skjulte omkostninger på Free-planen — men den er begrænset til 3 fakturaer og 10 udgiftsbilag om måneden, en grænse mange foreninger med løbende kontingentopkrævning overskrider hurtigt.

Hvad koster Billys dedikerede foreningsløsning?

Det oplyses ikke offentligt. Billy tilbyder i stedet en uforpligtende samtale, hvor prisen fastsættes ud fra foreningens antal medlemmer og afdelinger.

Kan vi bruge en almindelig betalt Billy-plan i stedet for foreningsløsningen?

Ja, en almindelig betalt plan (fra 160 kr./md. ekskl. moms) fjerner Free-planens forbrugsgrænser og kan være tilstrækkelig, hvis I ikke har brug for automatisk kontingentopkrævning eller separate afdelingskonti. Foreningsløsningen giver mest mening, når I har flere afdelinger eller ønsker kontingentopkrævningen automatiseret.

Skal vores forening overhovedet bogføre digitalt?

Det afhænger af foreningens økonomiske aktivitet. Har foreningen indtægter eller drift af betydning, bør I tjekke de konkrete krav hos Skat.dk eller Virk.dk — kravene varierer efter foreningens størrelse og aktivitet.